Compartilhamento e autorizações de agentes personalizados

Os agentes personalizados automatizam o trabalho no seu espaço de trabalho do Notion e nas ferramentas conectadas. Entender como as autorizações funcionam ajuda você a compartilhar agentes com segurança e manter seus dados seguros.

Principal diferença do Agente do Notion:

• A IA do Notion age como você e respeita as suas autorizações pessoais . Ela só vê o que você pode ver.

• Os agentes personalizados atuam como membros especializados da equipe com suas próprias autorizações. Eles têm acesso a recursos específicos que você concede a eles.

Os agentes personalizados têm dois tipos de autorizações que funcionam em conjunto:

1. O que o agente pode acessar: as páginas, bases de dados e aplicativos conectados específicos do Notion que você concede autorização ao agente para usar.

2. Quem pode acessar o agente: as pessoas com quem você compartilha o agente e o que elas podem fazer com ele.

Exemplo:

Sua equipe financeira cria um agente personalizado chamado BudgetBot para ajudar a responder a perguntas sobre gastos e aprovações de orçamento.

• A equipe financeira concede ao BudgetBot acesso a páginas privadas, como modelos de orçamento, fluxos de trabalho de aprovação e diretrizes de gastos do departamento.

• A equipe financeira concede aos líderes de departamento autorizações Pode visualizar e interagir no BudgetBot.

• Os líderes de departamento com acesso ao BudgetBot agora podem fazer perguntas e obter respostas usando os documentos internos da equipe financeira, mesmo que não tenham acesso direto a essas páginas.

Isso permite que os líderes de departamento tomem decisões informadas mais rapidamente. Eles podem solicitar ao BudgetBot qualquer informação orçamentária, desde resumos rápidos até o conteúdo completo do documento, sem precisar de acesso direto a todas as páginas da equipe financeira.

Ao criar um agente personalizado, você escolhe de maneira explícita o que ele pode acessar nas configurações de Ferramentas e Acesso. Os agentes personalizados podem acessar:

• Páginas e bases de dados do Notion — selecione páginas ou bases de dados específicas.

• Aplicativos conectados : canais do Slack, MCP, Calendar, Mail.

• Níveis de autorização: Pode visualizar, Pode comentar, pode editar.

Como padrão, os novos agentes não têm acesso a todas as páginas do espaço de trabalho. Os criadores devem habilitar isso explicitamente e aceitar o modal de aviso.

O agente só pode acessar os recursos que você explicitamente lhe conceder autorização para usar. Ele não pode acessar mais nada no seu espaço de trabalho. Não há autorizações herdadas de ninguém (seja o criador ou o usuário do agente).

Isso também inclui autorizações de linha da base de dados. Um agente personalizado responde usando o próprio acesso do agente, não as autorizações da pessoa que o acionou. Portanto, se o agente puder ver mais linhas do que o usuário final, o agente poderá expor informações que o usuário final não pode acessar diretamente.

• Para conceder acesso de visualização a um recurso do Notion, você deve ter pelo menos acesso de visualização a esse recurso.

• Para conceder qualquer nível de acesso superior além da visualização, você deve ter Acesso completo para compartilhar esse recurso.

Compartilhe seu agente personalizado com sua equipe como uma página do Notion clicando em Compartilhar na parte superior da página. Os agentes personalizados têm três níveis de autorização que determinam quem pode usá-los e editá-los.

• Usar o agente para fazer perguntas ou executar tarefas.

• Ver as respostas e os resultados do agente.

• Ver as configurações e instruções do agente no modo somente leitura.

• Tudo em Pode visualizar e interagir.

• Visualizar e modificar as instruções do agente.

• Ver todos os chats que os usuários tiveram com o agente personalizado.

• Adicionar ou remover páginas e bases de dados do Notion.

• Capacidade de editar configurações e instruções, com exceção de conexões de terceiros habilitadas por outros.

• Todos os recursos em Pode editar.

• Compartilhar o agente com outras pessoas.

• Excluir o agente.

Para integrações, o Notion valida que qualquer pessoa que configure o agente tenha acesso ao recurso que está editando. Por exemplo, se você configurou um canal do Slack que só você pode acessar, outros editores não podem editar ou visualizar esse recurso. Eles só podem excluí-lo ou configurar um novo.

• Visualizar a saída que os agentes produziram em páginas ou bases de dados do Notion que são compartilhados com eles.

• Fazer edições em páginas ou bases de dados que podem acionar a execução de agentes personalizados já configurados.

• Criar agentes personalizados.

• Editar as configurações do agente (a menos que seja explicitamente fornecida

  a permissão Pode editar).

• Fazer perguntas e receber respostas com base no que o agente pode acessar.

Os administradores do espaço de trabalho podem gerenciar agentes personalizados em toda a organização usando as ferramentas e os controles a seguir.

• Buscar e visualizar todos os agentes personalizados no seu espaço de trabalho.

• Ver quem criou cada agente e quando ele esteve ativo pela última vez.

• Desabilitar e reabilitar a edição, o chat e os gatilhos do agente para interromper as execuções automatizadas.

• Apenas no plano Enterprise: alterar as autorizações e excluir qualquer agente, mesmo que você não tenha acesso a ele.

Para acessar o Diretório de Agentes, acesse Configurações, selecione IA do Notion na barra lateral e entre na guia Agentes. Navegue ou busque agentes no seu espaço de trabalho.

Restrinja quem pode criar agentes personalizados:

1. Acesse Configurações > IA do Notion.

2. Entre nas guias Agentes e acesse Controlar quem pode criar agentes.

3. Escolha quem pode criar agentes: somente proprietários do espaço de trabalho (padrão), todos os membros do espaço de trabalho, somente proprietários do espaço de trabalho + grupos adicionados.

• Veja quais páginas e bases de dados cada agente personalizado pode acessar.

• Gerenciar as autorizações do agente em recursos específicos.

• Remover o acesso de agentes a conteúdos confidenciais.

Para acessar a Busca de conteúdo, acesse Configurações > Busca de conteúdo e use o filtro Compartilhado com para selecionar um agente personalizado.

• Histórico completo de todas as ações do agente personalizado.

• Filtre por agente, usuário, data ou tipo de ação.

Para acessar o Registro de auditoria, acesse Configurações > Registro de auditoria e filtre os eventos do agente personalizado escolhendo o agente no menu dropdown Usuários/Agentes.

• Identificar os agentes mais e menos usados.

• Monitorar a adoção e o valor.

Para acessar as métricas de IA, vá até Configurações > Métricas e entre na aba IA.

A transferência de posse garante que os agentes críticos para os negócios continuem em execução quando os usuários saem do espaço de trabalho. Após 7 dias sem proprietário algum, o agente para de ser executado.

1. Acesse Configurações > Membros e entre na guia Saiu recentemente.

2. Os usuários que saíram recentemente terão agentes que aparecem como “agentes particulares” no fluxo de reprovisionamento de conteúdo.

3. Escolha o novo proprietário e confirme a transferência.

A transferência de posse também é possível usando a API pública.