Modell der geteilten Verantwortung

Dieses Geteilte-Verantwortlichkeiten-Modell stellt sicher, dass Notion und seine Kund/-innen zusammenarbeiten, um ein sicheres und effektives Workspace-Erlebnis zu schaffen.

Bitte beziehe dich für definierte Begriffe auf die MSA und DPA von Notion.

Notion ist ein einziger Raum, in dem du denken, schreiben und planen kannst. Als All-in-One-Lösung, mit der du deine eigenen Tools entwickeln und so deine beste Arbeit leisten kannst, vertraust du Notion sowohl berufliche als auch persönliche Informationen an – und durch Integrationen und Konnektoren und AI-Funktionen auch den Zugriff auf Informationen, die in anderen Systemen gespeichert sind.

Ein Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibilities Model, SRM) ist ein Rahmenwerk, das die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen einem Dienstanbieter und seinen Nutzer/-innen darstellt. Es legt klar fest, welche Sicherheits- und Betriebsaufgaben von welcher Partei übernommen werden.

Dieses Dokument beschreibt die Verantwortlichkeiten, die sich Notion und seine Kund/-innen bei der Sicherung und Instandhaltung der Sicherheit von Notion-Systemen, Konten und Workspaces teilen.

Das Notion-SRM schafft sowohl für Notion als auch für seine Kund/-innen Klarheit darüber, welche Partei für bestimmte Prozesse, Abläufe oder Kontrollen verantwortlich ist. Dies ermöglicht es Notion, sich auf die Bereiche zu konzentrieren und die Verantwortung für diese zu übernehmen, in denen wir die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Notion-Systeme am besten schützen können, während gleichzeitig identifiziert wird, wo Kund/-innen besser in der Lage sind, ihre eigenen Konten, Workspaces und Kundendaten zu sichern. Insgesamt verbessert dies die Sicherheit und Effizienz beim Schutz von Notion-Systemen und -Konten.

Das SRM fördert zudem die Transparenz bei der Bereitstellung der Notion-Services. Es gibt Kund/-innen die Informationen an die Hand, die sie benötigen, um Notion im Rahmen ihrer eigenen Risiko- und Qualitätssicherungsprozesse zu bewerten, und unterstützt sowohl Notion als auch seine Kund/-innen bei der Erfüllung ihrer jeweiligen Verpflichtungen gemäß geltenden lokalen, regionalen, nationalen und internationalen Vorschriften.

Kurz gesagt: Notion ist für den Aufbau, den Betrieb und den Schutz der Architektur des Notion-Dienstes verantwortlich. Kund/-innen sind dafür verantwortlich, wie sie diesen Dienst konfigurieren und nutzen, einschließlich des Schutzes ihrer Anmeldeinformationen, der Verwaltung, wer Zugriff auf ihre Workspaces und Kundendaten hat, sowie der Einhaltung der Content & Use Policy und anderer relevanter Bedingungen.

Einige der in diesem Dokument beschriebenen Verantwortlichkeiten können nur von Kund/-innen mit erweiterten Berechtigungen in einem Workspace oder einer Organisation wahrgenommen werden. Weise diese Berechtigungen angemessen zu.

Die Tools, die zur Erfüllung einer bestimmten Verantwortung zur Verfügung stehen, variieren je nach Plan. Wenn eine Funktion auf bestimmte Abo-Pläne beschränkt ist, bleiben Kund/-innen auf Abo-Plänen ohne diese Funktion für das zugrunde liegende Ergebnis verantwortlich und sollten alternative Kontrollen in Betracht ziehen.

Notion stellt die Authentifizierungsmethoden und administrativen Kontrollen bereit, die regeln, wie sich Personen bei Notion anmelden und wie der Workspace-Zugriff gewährt und entzogen wird. Kunden sind dafür verantwortlich, die für ihre Organisation geeigneten Kontrollen auszuwählen und zu konfigurieren sowie die für den Zugriff auf ihre Konten verwendeten Anmeldeinformationen zu schützen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Stelle Authentifizierungsmethoden bereit und betreibe sie, einschließlich E‑Mail und Passwort, Google- und Apple-Anmeldung sowie SAML 2.0 Single Sign-on für Workspaces in den Business- und Enterprise-Plänen.

• Stelle eine Zwei‑Faktor‑Authentifizierung für Konten bereit, die sich mit einem Passwort anmelden, indem du eine Authentifikator‑App oder einen Code per Textnachricht verwendest.

• Stelle SCIM‑APIs bereit, die es Enterprise‑Organisationen ermöglichen, das Erstellen, Aktualisieren und Entfernen von Nutzer/-innen aus ihrem Identitätsanbieter zu automatisieren.

• Stelle administrative Kontrollen bereit, die die Sitzungsdauer, erzwungene Abmeldung, Passwortzurücksetzung, Kontosperrung und Domain‑Verifizierung regeln.

• Verlange einen verifizierten Nachweis des Domain‑Besitzes, bevor eine Domain verwendet werden kann, um zu steuern, wie sich ihre Benutzerbasis bei Notion anmeldet.

• Widerrufe den Zugriff eines Benutzers auf Kundendaten, wenn dieser aus dem Workspace entfernt wird. Stelle Kontrollen bereit, die es einer Organisation ermöglichen, Sitzungen zu beenden und Anmeldeinformationen für ihre verwalteten Nutzer/-innen zurückzusetzen.

• Wahre Least‑Privilege‑Zugriffskontrollen über die eigene Infrastruktur von Notion und verlange, dass Notion‑Mitarbeiter sowie Auftragnehmer an Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden sind.

• Greife nur dann zu Support‑Zwecken auf Kundendaten zu, wenn ein Benutzer oder Workspace‑Besitzer/-in seine Zustimmung erteilt hat, und lass diese Zustimmung nach einem definierten Zeitraum automatisch ablaufen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Schütze deine Anmeldeinformationen, verwende starke und eindeutige Passwörter und vermeide deren Wiederverwendung bei anderen Diensten.

• Pflege individuelle Konten anstelle von gemeinsam genutzten Konten und gib keine Anmeldeinformationen weiter.

• Verwende eine Zwei‑Faktor‑Authentifizierung für Konten, die sich mit einem Passwort anmelden.

• Aktualisiere Anmeldeinformationen gemäß der internen Richtlinie und umgehend, wenn eine externe Verletzung der Anmeldeinformationen festgestellt wird.

• Wähle und konfiguriere die für die Organisation geeigneten Authentifizierungsmethoden, einschließlich der Frage, ob Single Sign‑on erzwungen wird.

• Stelle sicher, dass der Workspace‑Zugriff auf die vorgesehenen Nutzer/-innen beschränkt ist und umgehend entfernt wird, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt. Die automatisierte Deprovisionierung erfordert SCIM; ist dies nicht der Fall, erfolgt das Entfernen manuell.

• Lege die Sitzungsdauer gemäß der internen Richtlinie fest und pflege ein Wiederherstellungsverfahren für den Fall eines Zugriffsverlusts auf den Identitätsanbieter.

• Kontrolliere ob der Notion‑Support auf ein Konto oder einen Workspace zugreifen kann und widerrufe diesen Zugriff, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Notion bietet das Berechtigungsmodell, das bestimmt, was ein authentifizierter Benutzer sehen und tun kann, zusammen mit administrativen Kontrollen, die die Grenzen für die Freigabe festlegen. Kunden sind dafür verantwortlich zu entscheiden, wie dieses Modell auf ihre Kundendaten angewendet wird, und den daraus resultierenden Zugriff zu überprüfen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Stelle ein Berechtigungsmodell bereit, das auf Workspace-, Teamspace-, Seiten- und Datenbankebene arbeitet, einschließlich Berechtigungsgruppen, und setze es konsistent im gesamten Produkt durch.

• Stelle unterschiedliche Zugriffe für Mitglieder und Gäste bereit, sodass externen Mitarbeitenden Zugriff auf bestimmte Kundendaten gewährt werden kann, anstatt auf einen gesamten Workspace.

• Stelle administrative Kontrollen bereit, die es einer Organisation ermöglichen, die öffentliche Seitenfreigabe, den Gastzugriff, den Export sowie das Verschieben oder Duplizieren von Seiten in andere Workspaces einzuschränken.

• Stelle Kontrollen bereit, die regeln, wer Kundendaten im Web veröffentlichen darf, einschließlich Notion Sites / Notion-Websites, Formulare und öffentliche Links.

• Stelle Transparenz‑Tools bereit, die es einer Organisation ermöglichen, zu identifizieren, wer Zugriff auf eine Seite hat, welche Seiten extern geteilt oder im Web veröffentlicht wurden, und diese Berechtigungen zu ändern.

• Respektiere konfigurierte Workspace‑Berechtigungen bei der Bereitstellung von KI- und Suchfunktionen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Bestimme das angemessene Zugriffsniveau für Kundendaten und wende Berechtigungen entsprechend an.

• Entscheide, ob externe Zusammenarbeit und öffentliche Veröffentlichung zulässig sind, und konfiguriere die verfügbaren Kontrollen, um diese Entscheidung widerzuspiegeln.

• Verstehe, wie Zugriff vererbt wird. Der Zugriff, der einer Seite gewährt wird, erstreckt sich standardmäßig auf die darin verschachtelten Seiten, und der Zugriff, der über mehrere Wege gewährt wird, entspricht dem höchsten gewährten Niveau.

• Überprüfe den Zugriff regelmäßig, einschließlich Workspace‑Mitgliedern, Gästen, Berechtigungsgruppen, extern geteilten Kundendaten und im Web veröffentlichten Kundendaten.

• Entziehe den Zugriff auf Kundendaten, wenn die Beteiligung eines Mitarbeiters endet, einschließlich Gästen und externen Mitarbeitenden, deren Zugriff nicht über den Identitätsanbieter der Organisation verwaltet wird.

• Stelle sicher, dass im Web veröffentlichte Kundendaten für ein öffentliches Publikum bestimmt sind, und konfiguriere Optionen wie die Suchmaschinen‑Indexierung entsprechend.

• Übertrage Kundendaten, die privat von einem Benutzer gehalten werden, bevor dieser ausscheidet, oder innerhalb des begrenzten Zeitfensters, in dem eine Übertragung möglich bleibt. Nach diesem Zeitfenster sind private Kundendaten im Allgemeinen nicht wiederherstellbar, und Übertragungstools sind nur im Enterprise‑Plan verfügbar.

Notion speichert und verarbeitet Kundendaten im Auftrag seiner Kunden und schützt sie bei der Übertragung und im Ruhezustand. Kunden bestimmen, welche Daten in Notion abgelegt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und welche rechtlichen Verpflichtungen damit verbunden sind.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Verarbeite Kundendaten in Übereinstimmung mit dem Abo‑Rahmenvertrag, dem Data Processing Addendum und dem geltenden Datenschutzrecht.

• Verschlüssele Kundendaten im Ruhezustand unter Verwendung von AES‑256 oder einem branchenüblichen Algorithmus, der eine gleichwertige oder stärkere Sicherheit bietet – auch in Cloud‑Speichern, Datenbanktabellen und Backups – und verschlüssele Daten bei der Übertragung unter Verwendung von TLS 1.2 oder höher.

• Führe und veröffentliche eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter.

• Biete Datenresidenz für definierte Kategorien von Kundendaten an, die es berechtigten Organisationen ermöglicht, die Region auszuwählen, in der diese Daten im Ruhezustand gespeichert werden.

• Seh davon ab, Kundendaten zum Trainieren der Machine‑Learning‑Modelle von Notion zu verwenden, und untersage KI‑Auftragsverarbeitern vertraglich, dies ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden zu tun.

• Stelle Funktionen bereit, die es Kunden ermöglichen, ihre Kundendaten zu exportieren, aufzubewahren und zu löschen, und lösche Kundendaten am Ende des Vertrags in Übereinstimmung mit der Vereinbarung.

• Schließe ein Data Processing Addendum und, wenn erforderlich, eine Geschäftspartnervereinbarung mit Kunden ab, die eine solche benötigen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Bestimme, welche Daten in Notion gespeichert werden sollen, und stelle sicher, dass regulierte Daten nur dort abgelegt werden, wo die notwendigen Vereinbarungen und Konfigurationen vorhanden sind.

• Etabliere und wende Aufbewahrungspraktiken an und lösche Kundendaten, die nicht mehr benötigt werden.

• Konfiguriere die im Produkt verfügbaren Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen so, dass sie die internen Richtlinien widerspiegeln.

• Übermittle vollständige und genaue Kontodaten und korrigiere sie umgehend, wenn Fehler festgestellt werden.

• Erfülle die Verpflichtungen, die dir als Verantwortlicher für die in einem Workspace gespeicherten personenbezogenen Daten obliegen, indem du Datenschutzinformationen bereitstellst, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung festlegst und auf Anfragen betroffener Personen bezüglich Kundendaten reagierst.

• Bestimme, ob eine spezifische Datenresidenzregion erforderlich ist, fordere sie bei Bedarf an und verstehe, welche Datenkategorien und welche Notion-Produkte außerhalb dieses Geltungsbereichs liegen.

• Überprüfe die Liste der Auftragsverarbeiter von Notion.

Notion betreibt die Infrastruktur, die den Service verfügbar hält, und unterhält deren Backups zur Wiederherstellung des Service. Du bist dafür verantwortlich, deine eigenen Kundendaten mithilfe der von Notion bereitgestellten Tools wiederherzustellen und eine unabhängige Kopie dieser Daten aufzubewahren, wenn deine Verpflichtungen dies erfordern.

Notion-Verantwortlichkeiten

• Betreiben des Notion-Dienstes gemäß den in den Service-Level-Bedingungen festgelegten Verfügbarkeitsverpflichtungen unter Verwendung redundanter Infrastruktur über mehrere Verfügbarkeitszonen hinweg.

• Veröffentlichen des Betriebsstatus des Dienstes.

• Automatisierte, verschlüsselte und überwachte Backups von Kundendaten aufrechterhalten.

• Backups gemäß der veröffentlichten Backup-Region-Zuordnung von Notion für die ausgewählte Datenresidenzregion speichern. Die Datenresidenz gilt nur für die definierten Kategorien von Kundendaten.

• Notfallwiederherstellungs- und Geschäftskontinuitätspläne pflegen und regelmäßig prüfen.

• Wiederherstellungstools im Produkt bereitstellen, einschließlich Papierkorb und Versionsverlauf, die es Kunden ermöglichen, Kundendaten selbst wiederherzustellen.

• Exportfunktion bereitstellen, die es Kunden ermöglicht, eine Kopie ihrer Kundendaten zu erhalten.

Nutzer-Verantwortlichkeiten

• Stelle einzelne Seiten und Kundendaten mithilfe von Papierkorb und Versionsverlauf innerhalb der für deinen Plan geltenden Aufbewahrungsfristen wieder her.

• Konfiguriere die Aufbewahrungseinstellungen der Kundendaten, sofern verfügbar, so dass sie deinen internen Richtlinien entsprechen.

• Bewahre eine unabhängige Kopie der Kundendaten auf, wenn interne Richtlinien, vertragliche Verpflichtungen oder Vorschriften eine längere Aufbewahrung oder eine externe Kopie außerhalb von Notion vorschreiben.

• Erstelle Exporte in einem für diese Anforderungen angemessenen Zeitplan und überprüfe, ob die Exporte vollständig sind. Kundendaten, auf die dein Konto nicht zugreifen kann, werden dabei nicht exportiert.

• Rufe Exporte innerhalb des Zeitraums ab, in dem der Download-/link gültig bleibt.

• Plane im Rahmen deiner eigenen Geschäftskontinuitätsvereinbarungen für den Fall einer Dienstunverfügbarkeit.

Was Notion-Backups sind – und was nicht

Notion-Backups existieren, um den Notion-Dienst wiederherzustellen. Sie sind kein für Kunden zugänglicher Wiederherstellungspunkt und können nicht verwendet werden, um einen Workspace auf seinen Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückzusetzen. Die Wiederherstellung einzelner Kundendaten wird von Kunden über den Papierkorb und den Versionsverlauf durchgeführt. Sobald Kundendaten die geltenden Papierkorb- und Aufbewahrungsfristen überschritten haben, werden sie gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Kunden sollten sich nicht auf den Support als Aufbewahrungsmechanismus verlassen.

Ein Exportieren erstellt eine tragbare Kopie der Kundendaten in Formaten wie HTML, Markdown, CSV oder PDF, abhängig vom Exporttyp und Plan. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Workspace-Backup: Das Importieren exportierter Kundendaten stellt die ursprünglichen Berechtigungen, Einstellungen oder die vollständige Konfiguration des Workspaces nicht wieder her und kann eine manuelle Umstrukturierung erfordern.

Notion erstellt Aufzeichnungen relevanter Aktivität innerhalb eines Workspaces und stellt diese der Organisation zur Verfügung. Kunden sind dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen zu überprüfen, sie bei Bedarf aufzubewahren und auf Basis der darin enthaltenen Informationen zu handeln.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Zeichne sicherheitsrelevante Ereignisse in den Workspaces einer Organisation auf, einschließlich des Akteurs, der Aktion, der Zeit und, sofern verfügbar, der IP-Adresse.

• Aufbewahrung des Audit-Log-Verlaufs innerhalb des Produkts für einen definierten Zeitraum sowie Bereitstellung von Exportieren- und Streaming-Mechanismen, damit Kunden diesen länger aufbewahren können.

• Bereitstellung einer Möglichkeit zum Streamen von Ereignis an die eigene Sicherheitsüberwachungsplattform eines Benutzers in Echtzeit sowie Unterstützung von Verbindungen zu Tools zur Verhinderung von Datenverlust.

• Überwachung der eigenen Infrastruktur, Netzwerke und Systeme von Notion auf böswillige Aktivitäten sowie Aufrechterhaltung der internen Protokoll für diese Systeme.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Überprüfe den Audit-Log und untersuche sowie reagiere auf Aktivitäten, die unerwartet oder unbefugt erscheinen.

• Bewahre Protokolldaten für den Zeitraum auf, der durch deine internen Richtlinien oder Vorschriften gefordert wird, und exportiere oder streame Ereignisse, bevor sie den Aufbewahrungszeitraum überschreiten.

• Konfiguriere in deiner eigenen Umgebung Überwachung, Alarmierung und sämtliche Sicherheits- oder Compliance-Verbindungen und stelle sicher, dass diese Integrationen betriebsbereit bleiben.

• Lege fest, was im Kontext deiner Organisation als verdächtige Aktivität gilt, und weise die Verantwortung für deren Überprüfung zu.

• Melde verdächtige Aktivitäten an Notion, wenn sie auf eine Kompromittierung des Dienstes hindeuten könnten.

Was das Audit-Log abdeckt und was nicht

Das Audit-Log zeichnet Ereignis auf. Protokoll und gestreamte Payloads beschreiben, welche Aktionen von wem durchgeführt wurden; sie enthalten keine Kundendaten von Seiten.

Die Aufzeichnung des Audit-Logs beginnt, sobald eine Organisation für die Funktion berechtigt ist. Aktivitäten, die zuvor stattfanden, sind nicht rückwirkend verfügbar.

Notion entwickelt, betreibt und wartet die Notion-Anwendung sowie die Infrastruktur, auf der sie läuft, einschließlich der Sicherung und des Patchens dieser Infrastruktur. Du bist dafür verantwortlich, die Umgebungen, von denen aus du auf Notion zugreifst, selbst zu verwalten.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Entwicklung, Testen, Patchen und Wartung der Notion-Anwendung und der sie unterstützenden Infrastruktur. Alle Updates für den Dienst werden von Notion angewendet und erfordern keine Maßnahmen deinerseits.

• Führen Sie Bedrohungsmodellierungen und sichere Designüberprüfungen für neue Releases durch und führen Sie Code-Audits, Code-Reviews sowie Sicherheitsscans der Codebasis aus.

• Beauftragen Sie jährliche unabhängige Penetrationstests.

• Implementieren und verwalten Sie die Netzwerksicherheit in den Systemen von Notion.

• Überwachen Sie die Infrastruktur, Netzwerke und Assets von Notion auf böswillige Aktivitäten.

• Betreiben Sie ein öffentliches Programm zur Offenlegung von Schwachstellen und beauftragen Sie unabhängige Penetrationstests.

• Sichern Sie die eigenen Unternehmenssysteme und Mitarbeitergeräte von Notion, einschließlich Verschlüsselung im Ruhezustand, Endpunkt-Erkennung und -Reaktion sowie zentraler Geräteverwaltung.

• Veröffentlichen Sie Notion-Client-Anwendungen und stellen Sie Alle Updates für diese bereit.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Halte deine Endpunktumgebungen, einschließlich Webbrowser, unterstützt und angemessen gepatcht und sorge dafür, dass keine Kontrollen die Notion-Client-Updates verhindern.

• Sichere die Geräte und Netzwerke, die du zum Zugriff auf Notion verwendest, entsprechend deinen eigenen Endpunkt-Sicherheitsstandards.

• Wenn Notion-Client-Updates zentral verwaltet werden, stelle sicher, dass sie weiterhin zeitnah angewendet werden. Das Aufschieben oder Deaktivieren automatischer Updates überträgt die Verantwortung für das rechtzeitige Patchen des Clients auf dich.

• Stelle sicher, dass Installationskonfigurationen nicht verhindern, dass Nutzer Alle Updates erhalten.

• Melde vermutete Schwachstellen im Notion-Dienst an Notion, anstatt sie auszunutzen oder öffentlich offenzulegen.

Wo die Grenze verläuft

Notion patcht den Notion-Dienst. Kunden wenden keine Patches an Notion an, und es sind keine Maßnahmen erforderlich, um serverseitig Alle Updates zu erhalten.

Client-Anwendungen sind unterschiedlich. Notion veröffentlicht Alle Updates, aber ob ein bestimmtes Gerät diese erhält, hängt davon ab, wie dieses Gerät konfiguriert und verwaltet wird. Wenn eine Organisation das Installations- oder Update-Verhalten steuert, liegt es in ihrer Verantwortung, die Anwendungen aktuell zu halten.

Notion stellt eine API, eine Integrationsplattform und KI-Funktionen bereit, die auf Kundendaten zugreifen und in vernetzte Systeme eindringen können. Du bist dafür verantwortlich, zu entscheiden, welche davon du aktivierst, welchem Zugriff du zustimmst und wie du sie verwaltest.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Bereitstellung und Wartung der Notion-API, der Integrationsplattform, der Verbindungen und der KI-Funktionen.

• Respektiere Benutzerberechtigungen in Notion-KI, Notion Agent und KI-Konnektoren. Custom Agents nutzen ihre eigenen explizit erteilten Berechtigungen, die sich von denen der Person unterscheiden können, die mit dem Agent interagiert.

• Stelle administrative Kontrollen bereit, die festlegen, welche Integrationen und externen KI-Tools installiert werden dürfen, welche Agenten erstellt werden können und ob KI-Funktionen aktiviert werden.

• Stelle Steuerelemente bereit, um die KI-Websuche zu aktivieren oder zu deaktivieren, und fordere vor externen Webanfragen eine Bestätigung an.

• Halte Verteidigungsmaßnahmen aufrecht, die dazu dienen, das Risiko von Befehl / Prompt-Injection zu erkennen und zu mindern – einschließlich der Entdeckung versteckter Anweisungen in Inhalten Dritter und in hochgeladenen Dateien, Beschränkungen bei der Link-Handhabung sowie zusätzlicher Prüfungen, wenn Agenten autonom agieren.

• Verzichte darauf, Kundendaten zu trainieren, um Notions Modelle zu verbessern, und untersage vertraglich, dass KI-Auftragsverarbeiter dies ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden tun.

• Protokolliere die Aktivitäten von Integrationen, Verbindungen, Agenten und externen KI-Tools im Audit-Log.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Entscheide, welche Integrationen, Verbindungen, KI-Funktionen und Agenten für deine Organisation geeignet sind, und konfiguriere die verfügbaren Steuerelemente so, dass sie deine Entscheidung widerspiegeln.

• Überprüfe den Zugriff und die Funktionen, die von einer Integration oder Verbindung angefordert werden, bevor du sie autorisierst, und bestätige, dass der Drittanbieterdienst deine Anforderungen an den Anbieter erfüllt.

• Verwalte interne Integrationstoken, indem du ihre Verteilung einschränkst, sie rotierst und diejenigen widerrufst, die nicht mehr benötigt werden.

• Steuere die Erstellung und Konfiguration von Agenten, indem du festlegst, auf welche Kundendaten und verbundenen Tools jeder Agent zugreifen kann, und überprüfe diesen Zugriff regelmäßig.

• Stelle sicher, dass Agentenberechtigungen angemessen begrenzt sind.

• Lege fest, ob datenspeichernde Modelle für Funktionen aktiviert werden dürfen, die sie erfordern.

• Stelle sicher, dass Kundendaten, die Notion über verbundene Systeme bereitgestellt werden, für diesen Zweck geeignet sind und dass der im verbundenen System gewährte Zugriff korrekt begrenzt ist.

• Weise die Nutzer darauf hin, dass Kundendaten, die außerhalb des Workspace stammen – etwa Webseiten und hochgeladene Dateien – versuchen könnten, das KI-Verhalten zu beeinflussen.

Verstehen, was Kunden über verbundene Daten wissen sollten

Der durch eine Verbindung gewährte Zugriff ist nur so eingeschränkt wie die im verbundenen System erteilten Berechtigungen. Notion setzt die vom verbundenen System gemeldeten Berechtigungen durch, behebt jedoch keine zu weit gefassten Berechtigungen des Quellesystems.

Berechtigungsänderungen in verbundenen Systemen werden in Notion nach einem Synchronisierungsintervall und nicht sofort übernommen, und neu hinzugefügte oder gelöschte Kundendaten benötigen möglicherweise Zeit, um zu erscheinen oder nicht mehr verfügbar zu sein.

Notion ist für die Sicherheit des Notion-Dienstes verantwortlich und benachrichtigt dich, wenn ein Vorfall deine Kundendaten betrifft. Du bist dafür verantwortlich, wie du auf Vorfälle reagierst, die deine eigenen Konten, Workspaces und Kundendaten betreffen – inklusive aller notwendigen Benachrichtigungen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Pflege einen dokumentierten Plan zur Reaktion auf Vorfälle und teste ihn regelmäßig.

• Erkenne, triagiere, untersuche, dämme ein und behebe Sicherheitsvorfälle, die Notions Systeme und Kundendaten betreffen.

• Benachrichtige betroffene Kunden über Sicherheitsvorfälle gemäß dem Datenverarbeitungszusatz und geltendem Recht.

• Führe eine Nachbesprechung des Vorfalls durch, analysiere die Ursachen und wende die gewonnenen Erkenntnisse auf Notions Kontrollen sowie deinen Reaktionsplan an.

• Veröffentliche den Betriebsstatus des Dienstes und kommuniziere Vorfälle bezüglich der Verfügbarkeit.

• Betreibe ein Programm zur Offenlegung von Schwachstellen und triagiere sowie behebe gemeldete Schwachstellen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Melde vermutete Sicherheitsvorfälle, kompromittierte Konten, vermutete Schwachstellen und den Missbrauch des Dienstes umgehend über den entsprechenden Kanal an Notion.

• Erkenne Vorfälle, die in deinen eigenen Workspaces und Konten auftreten, und reagiere darauf – etwa bei kompromittierten Anmeldeinformationen, unangemessener Freigabe oder internem Missbrauch.

• Pflege deine eigenen Incident-Response-Vorkehrungen und lege fest, wer für Maßnahmen bei in Notion identifizierten Aktivitäten verantwortlich ist.

• Ergreife die innerhalb des Produkts verfügbaren Eindämmungsmaßnahmen, indem du Zugriffe entziehst, Sitzungen widerrufst, Anmeldeinformationen zurücksetzt, Integrationstokens widerrufst und veröffentlichte Kundendaten zurückziehst.

• Sichere relevante Beweise, indem du Audit-Log-Datensätze exportierst, bevor sie aus dem Aufbewahrungszeitraum fallen.

• Bestimme, ob ein Vorfall eine Benachrichtigungspflicht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, einem Kunden oder einer betroffenen Person auslöst, und erfülle diese Pflicht.

• Halte deine Verwaltungs- und Sicherheitskontaktdaten aktuell, damit Benachrichtigungen von Notion die richtigen Personen erreichen.

• Melde vermutete Schwachstellen an Notion, anstatt sie auszunutzen oder öffentlich offenzulegen.

Festlegen, welche Partei was erkennt

Notion überwacht seine eigene Infrastruktur und kann Vorfälle erkennen, die den Dienst betreffen. Notion kann jedoch nicht feststellen, ob eine ansonsten gültige Workspace-Aktion gemäß deinen internen Richtlinien autorisiert war. Du bist dafür verantwortlich, die Workspace-Aktivitäten zu überwachen und auf Missbrauch zu reagieren.

Dies umfasst Vorfälle wie das Veröffentlichen vertraulicher Kundendaten durch ein Mitglied, den Datenexport durch einen ausscheidenden Mitarbeiter oder den Missbrauch von Anmeldeinformationen durch den rechtmäßigen Inhaber. Deren Erkennung und Reaktion hängen von deiner Überprüfung der Aktivitätsprotokolle und der verfügbaren Kontrollen ab.

Notion unterhält ein Informationssicherheits- und Datenschutzprogramm, das unabhängig geprüft wird, und stellt die dazugehörige Dokumentation bereit. Du bestimmst, ob Notion für deine regulatorischen Verpflichtungen geeignet ist, und richtest es entsprechend ein.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Pflege unabhängig bewertete Sicherheits- und Datenschutzprogramme gemäß den geltenden Prüf- und Zertifizierungszyklen.

• Stelle Compliance-Dokumentationen, einschließlich Auditberichten und Zertifizierungen, über das Notion Trust Center für Kunden und Interessierte bereit.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Bestimme, ob Notion für die Daten, die du speichern möchtest, und die für dich geltenden regulatorischen Verpflichtungen geeignet ist.

• Schließe die für diese Nutzung erforderlichen Vereinbarungen ab, einschließlich einer Datenverarbeitungsvereinbarung oder, falls zutreffend, einer Geschäftspartnervereinbarung.

• Wende die in diesen Vereinbarungen geforderte Konfiguration an, indem du alle compliance-spezifischen Einstellungen und die dafür notwendigen Sicherheitsfunktionen aktivierst.

• Führe deine eigenen Bewertungen durch, einschließlich einer Risikobewertung von Anbietern und einer gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutz-Folgenabschätzung.

• Überprüfe Notion's Zertifizierungen, Prüfberichte und die Auftragsverarbeiterliste im Rahmen deiner eigenen Assurance- und Change-Management-Prozesse.

• Beweise deinen Auditoren und Regulierungsbehörden, dass deine Konfiguration und Nutzung von Notion die geltenden Verpflichtungen erfüllt.

Welche Zertifizierung deckt dies ab

Die unabhängigen Zertifizierungen und Prüfberichte Dritter von Notion decken die Kontrollen ab, die Notion betreibt. Sie erstrecken sich nicht darauf, wie eine einzelne Organisation Notion konfiguriert oder nutzt.

Ein Workspace, der regulierte Daten enthält, ist nicht allein dadurch konform, dass Notion über eine Zertifizierung verfügt. Wenn eine Verpflichtung von deiner Konfiguration abhängt – etwa das Einschränken des Teilens, das Erzwingen von Single Sign-on, das Aufbewahren von Prüfprotokollen oder das Begrenzen des Daten-Speicherorts – liegt ihre Erfüllung in deiner Verantwortung.

Notion legt die Bedingungen fest, unter denen der Dienst genutzt werden darf, und setzt sie durch. Du bist für deine eigene Nutzung von Notion und für die in deinen Workspaces gespeicherten Kundendaten verantwortlich.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Veröffentliche und pflege die Content & Use policy, die relevanten Terms sowie die zugehörigen Richtlinien.

• Bereitstellung eines Mechanismus für jeden, der eine öffentliche Notion-Seite betrachtet, um Kundendaten zu melden, die seiner Meinung nach unzulässig sind.

• Untersuche Meldungen, entferne Kundendaten oder schränke den Zugriff ein, wenn ein Verstoß festgestellt wird.

• Wende zusätzliche Prüfungen auf Nutzungskategorien an, die mit höheren Missbrauchsraten verbunden sind, und setze den Zugriff aus oder beende ihn, wenn es notwendig ist, um die Verfügbarkeit des Dienstes zu schützen.

Deine Verantwortlichkeiten

• Nutze Notion in Übereinstimmung mit den Nutzungsbedingungen und der Content & Use Policy und stelle sicher, dass Personen, die Notion im Rahmen deines Abos verwenden, dies ebenfalls tun.

• Stelle sicher, dass Kundendaten, die in Notion gespeichert, geteilt oder über Notion veröffentlicht werden, diesen Richtlinien und dem geltenden Recht entsprechen.

• Moderiere Kundendaten, die von anderen beigesteuert wurden, wenn du nutzergenerierte Kundendaten über Notion verbreitest.

• Nutze Notion innerhalb der vorgesehenen Grenzen und versuche nicht, seine Sicherheitskontrollen zu umgehen, abzuschalten oder zu beeinträchtigen.

• Führe Sicherheitstests an Notion ausschließlich über das Vulnerability Disclosure Program von Notion und innerhalb dessen Bedingungen durch.

• Nutze Support- und Berichtskanäle in gutem Glauben.